АИСТ-IT
Решения


Управление документами

1С:АРХИВ 2.5 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Универсальная система управления документами L1C:Архив¦ предназначена для повышения эффективности коллективной работы с электронными документами и контроля исполнительской дисциплины для малых, средних и крупных предприятий. С помощью L1C:Архива¦ можно организовать централизованное хранилище всех документов вашей организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников в соответствии с правами доступа как по локальной сети, так и по Интернет. Использование L1C:Архива¦ позволит Вам сосредоточиться непосредственно на работе с документами, а не на способах их хранения и поиска.

L1C:Архив¦ реализован в современной высокопроизводительной трехуровневой архитектуре клиент-сервер и может использовать для хранения документов как SQL базы данных, так и БД формата MS Access (mdb). Для сетевого взаимодействия используются протоколы TCP/IP и LNamed Pipes¦, что позволяет использовать систему как в обычных локальных сетях, так и в Internet/Intranet.

Ключевые возможности системы L1C:Архив¦:
  • Ведение централизованного архива документов любых типов, структурированного по папкам/рубрикаторам;
  • Ведение на каждый документ учетно-регистрационной карточки, соответствующей ГОСТ и ГСДОУ с стандартным набором полей;
  • Учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров;
  • Обеспечение коллективного доступа и редактирования документов, исключение конфликтов при одновременном редактировании;
  • Хранение всех версий документов, в том числе в виде дерева версий, контроль и сравнение версий;
  • Безопасность хранения документов и защита от НСД;
  • Быстрый поиск нужной информации как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и полнотекстовый с учетом морфологии русского языка;
  • Формирование подборок информации (дайджестов) по интересующей теме;
  • Унифицированная работа с текстовыми документами в различных кодировках (Windows, ДОС и пр.);
  • Оперативный обмен информацией, интеграция с системами электронной почты, отправка сообщений на пейджеры;
  • Обеспечение целостности составных документов (HTML страницы, MS Word);
  • Возможность использования готовых шаблонов при создании новых документов;
  • Интеграция с Web для динамической публикации архивов документов, возможность работы через Интернет по протоколу TCP/IP;
  • Выдача и исполнение поручений, контроль исполнительской дисциплины.
Приведем несколько отличий системы L1C:Архив¦ от обычного файл-сервера, организованного, например, на платформе Windows NT/2000:
  • однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;
  • автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;
  • поиск документов как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;
  • эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;
  • надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.
Что может дать внедрение системы L1C:Архив¦ на Вашем предприятии:
  • Упорядочивание работы сотрудников с документами,
  • исключение возможности утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • снижение времени поиска нужной информации за счет четкой организации документов по папкам/рубрикаторам и широких возможностей поиска;
  • снижение суммарного времени коллективной обработки L документов;
  • хранение всей истории работы над материалами для L быстрого восстановления хода работ и отслеживания допущенных ошибок;
  • сокращение сроков работ за счет повторного использования накопленной в архиве информации; повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
  • существенная экономия дискового пространства за счет хранения всех файлов на сервере;
  • повышение общей эффективности работы предприятия за счет повышения культуры работы с документами, их качества и снижения сроков обработки документов.
Основные отличия 1C:Архива 2.5 от предыдущих версий

Повышение быстродействия.
Серверная часть 1С:Архива 2,5 расходует в 6 раз меньше оперативной памяти, по сравнению с предыдущими версиями за счет компактного и оптимального кэширования служебных данных. Основные операции выполняются в 1.2-1.5 раз быстрее. Служба полнотекстового индексирования и поиска теперь занимает в 2 раза меньше места на жестком диске и выполняет основные операции (индексирование, поиск) в несколько раз быстрее.

Многотомное хранилище.
Новой возможностью в 1С:Архиве версии 2.5 является организация многотомных хранилищ документов. Если ранее все документы могли храниться только в одном каталоге (по умолчанию "Docbase"), то теперь Вы можете использовать до 32-х дополнительных каталогов, как на локальных дисках, так и сетевых устройствах. 1C:Архив поддерживает последовательное и равномерное заполнение дополнительных томов. При последовательном заполнении система пытается использовать первый том, пока на нем есть свободное место и затем переходит к следующему тому. При равномерном заполнении система выбирает для хранения файла тот том, на котором больше всего свободного места, обеспечивая равномерную загрузку всех устройств.

Режим многотомной работы позволяет организовывать большие архивы документов без приобретения дорогостоящих серверов с поддержкой RAID-массивов или другого специального оборудования.

Динамический пул сессий MS SQL сервера.
При подключении к MS SQL сервер 1C: Архива автоматически инициализирует несколько соединений (сессий), которые раздает пользовательским потокам в случае необходимости. Если сессий становится недостаточно, то автоматически выделяются дополнительные. Лишние сессии освобождаются в соответствии со среднестатистической нагрузкой. Этот режим позволяет существенно снизить нагрузку на MS SQL сервер и использовать его не только для хранения данных 1C:Архива, но и для других целей. Работу динамического пула можно посмотреть с помощью утилиты LСтатистика сервера 1C: Архива 2.5¦.

Поиск с учетом морфологии.
Служба полнотекстового поиска и индексирования осуществляет морфологический разбор русскоязычных текстов, что позволяет находить документы, содержащие любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется LМорфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright L 2000 Информатик¦.

Интеграция с внешними приложениями.
В состав 1С:Архива версии 2.5 входит технология интеграции системы с внешними приложениями, включающая документацию и примеры использования. С ее помощью можно, например:
  • добавить к уже существующим системам функциональность 1C: Архива;
  • разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;
  • создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1C:Архиве;
  • разработка Интернет решений для доступа к документальным базам данных.
Вызов функций 1C: Архива можно осуществлять из 1C предприятия версии 7.7 (с помощью соответствующей компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ (даже ДОС) с помощью командной строки. В комплект поставки входит документация и примеры программ на Microsoft Visual C++, Microsoft Visual Basic и пример использования компоненты 1С:Предприятия версии 7.7.

Требования к вычислительной технике.
Для нормальной работы сервера, обслуживающего около 10 пользователей достаточно компьютера типа РП - PIII, 128Мб ОЗУ, 2 Гб HDD IDE с установленной Windows NT 4.0, Service Pack 3. Microsoft SQL сервер не обязателен. Клиентская часть 1C:Архива может работать на любых компьютерах с Windows 95/98/NT/2000/ME/XP.

поиск | карта сайта | e-mail